Universidad Viña del Mar: “La plataforma junta las piezas que antes estaban sueltas”

Institución: Universidad Viña del Mar (UVM), Chile. Con Nimbi desde: diciembre de 2023. Con Nimbi: modelo predictivo, Planes de Acción, historial compartido del estudiante y reportes.

Resultados

• 76,1% → 80,3% retención SIES de primer año, cohortes 2024 y 2025 (+4,3 puntos).
• 62,7% → 73,4% retención SIES de primer año en jornada vespertina, cohortes 2024 y 2025 (+10,7 puntos; desglose de la UVM).
• 81,0% → 84,5% retención de todos los programas de primer año, incluidas las continuidades de estudio, cohortes 2024 y 2025 (+3,5 puntos; medición de la UVM).
• 90% de la información del panel que revisan las facultades cada quince días sale de reportes de Nimbi.

“El indicador de retención es tuyo”

Antes de asumir este cargo fui jefe de carrera. En ese tiempo la retención era de todos y de nadie al mismo tiempo: ninguna unidad era responsable. Teníamos otra plataforma, que casi nadie usaba. Yo mismo no entendía la información que entregaba ni por qué tenía que registrar ahí lo que conversaba con mis estudiantes, si ya lo tenía anotado en mi computador.

Cuando se ordenó la gobernanza, el indicador pasó a mi unidad. Un día me llamó el rector y me dijo: “Hoy el indicador de retención es tuyo. A ti te vamos a preguntar qué pasa con esto todos los años”. Armamos un plan de retención, y una de sus piezas más importantes era tener una buena plataforma de predicción. La que teníamos no nos llevaba a ningún lado, pero tampoco podíamos volver al Excel. Así llegamos a Nimbi.

La retención no puede depender solo de una unidad administrativa

Probablemente lo que más influye en que un estudiante siga es su experiencia en la sala de clases. Nosotros podemos ofrecerle de todo, pero si eso no funciona, no hay nada que hacer. Por eso creamos comisiones de permanencia en todas las facultades: es la manera en que nos conectamos con los espacios formativos. Las preside alguien de nuestro equipo y participan todas las jefaturas de carrera, direcciones de departamentos y secretarías académicas.

Cada quince días revisamos con ellas un panel por carrera: riesgo de permanencia, gestiones de los planes de acción y días sin contacto. El 90% de esa información la sacamos de reportes de Nimbi. Desde que partieron las comisiones, muchas más personas que antes registran información y gestionan planes de acción. Hoy toda la universidad, desde el rector para abajo, sabe lo que es Nimbi. Lo que sigue es un desafío cultural: que todo lo que se conversa con un estudiante, incluso en el pasillo, quede registrado.

El riesgo es una alerta: te dice a quién llamar primero

Más que explicar cómo se construye el indicador, convencimos a los equipos de algo más simple: si un estudiante tiene riesgo alto, algo le está pasando. Entonces van a ver su historial, sus notas y su situación financiera para entender qué.

Un ejemplo: en la inscripción de asignaturas del segundo semestre, el estudiante que no inscribe es, en la práctica, una deserción. Al segundo día del proceso teníamos más de mil estudiantes sin inscribir. No podemos llamar a todos, así que priorizamos por riesgo: a todos los que están sobre 70 u 80 los revisamos uno por uno.

Tres planes de acción, un mismo historial

Trabajamos con tres planes de acción: uno para las jefaturas de carrera y las comisiones, uno para nuestro equipo central y uno para estudiantes online, que lleva un equipo de tutores con horario vespertino. Ahora estamos incorporando posgrado.

Cuando partimos, el historial de los estudiantes estaba vacío. Hoy tiene la información necesaria para hacer gestión, y revisarlo antes de contactar a un estudiante se volvió necesario. También nos ahorra tiempo: esa información está repartida entre finanzas, Banner y otras fuentes, y con unos reportes de Nimbi armamos el panel en un momento.

Que el estudiante no tenga que contar su historia dos veces

Hay un aporte que se ve menos: la experiencia del estudiante que necesita apoyo. Antes lo mandábamos de una unidad a otra. Lo llamaban de rematrícula y después de retención, y para él todos somos la UVM. Nos pasaba que nos decían: “Por favor no me llamen más, ya expliqué que no estoy viniendo porque tengo a mi hija enferma”. Hoy, en las unidades que trabajamos con Nimbi, cuando llamamos a un estudiante ya sabemos con quién habló, qué notas tiene y qué apoyos recibió. La conversación parte de otro lugar.

Focalizar en los estudiantes que más cuesta retener

En todo el sistema, los estudiantes vespertinos presenciales son los más difíciles de retener. Por eso, en los planes de acción los segmentamos y les hicimos un seguimiento más intenso, les dimos prioridad en los apoyos y fortalecimos los programas de acompañamiento para ellos. Así logramos acortar la brecha con los estudiantes diurnos.

Lo que hace la plataforma es juntar las piezas

Una comisión de permanencia o un plan de apoyo financiero se pueden armar sin una plataforma. Pero cuando me preguntan por qué subió la retención, el valor de Nimbi está en otra parte: junta acciones que podrían estar dispersas en la institución, y que antes lo estaban. Reúne la información, los equipos y las predicciones, para que todos trabajemos mirando lo mismo.

Allan Garviso Dufau, Director General de Estudiantes, Universidad Viña del Mar.

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Dónde encaja este caso

Solución: Reducir deserción. Productos de Nimbi en este caso: Modelos predictivos, Planes de Acción, Ficha 360 y Medición y reportes. Cómo medimos: las siete reglas que aplicamos a toda cifra.

Nota metodológica: el año base es la cohorte 2024, la primera con Nimbi en operación. La retención SIES de primer año considera programas regulares de pregrado, excluye a quienes ingresan con convalidaciones u homologaciones y cuenta como no retenido a quien cambia de carrera dentro de la universidad. El desglose por jornada lo entrega la UVM con la misma metodología SIES. Las variaciones se calculan con las tasas sin redondear. La retención de todos los programas de primer año es una medición de la UVM que incluye las continuidades de estudio y no es comparable directamente con el indicador SIES. Los resultados reflejan el conjunto de medidas de la universidad y no se atribuyen solo a Nimbi.