Renovado optimismo para 2021 en materia de deserción universitaria

¿Quieres conocer de primera mano, a través de nuestro CEO, Juan Pablo Courbis, cómo puedes liberar el potencial de tus datos para frenar la deserción universitaria, retener y graduar a tus estudiantes? Sigue leyendo:

El año 2020 permanecerá en la memoria de todos por las dificultades que los sistemas educativos de los países han tenido que sortear debido a la pandemia, pero no será un año perdido. Por ejemplo, se han dado pasos de gigante hacia los nuevos modelos de docencia virtuales e híbridos que abren multitud de oportunidades y posibilidades para las organizaciones y los estudiantes. Por cosas como ésta entramos en 2021 con un renovado optimismo. Sin embargo, en materia educativa existe un tema atemporal, pendiente de solucionar, que afecta a los grupos de población más desfavorecidos: la deserción universitaria, es decir, el abandono de los estudios antes de que éstos concluyan.

En esta entrevista, Juan Pablo Courbis, CEO de la edtech latinoamericana Nimbi, comenta las dificultades que enfrentan los actores que intervienen en el proceso de asesoramiento de los estudiantes y cómo las Instituciones de Educación Superior (IES) pueden crear un escenario o contexto más óptimo para combatir la deserción, sobre todo ahora que cuentan con más datos procedentes de estos nuevos modelos de docencia.

Pregunta: En los últimos veinte años, el acceso a la educación superior ha aumentado en todas las regiones del mundo, lo cual es un dato muy positivo. En concreto, según un reciente informe del Instituto Internacional de la UNESCO para la Educación Superior en América Latina y el Caribe IESALC, la tasa bruta de matriculación (TBM) en la región creció del 23% al 54% entre el año 2000 y 2018. Sin embargo, estas cifras esconden un lado negativo debido a que existe una brecha enorme entre las tasas de matriculación y las de graduación de los estudiantes, que además se está agravando con motivo de la pandemia. La deserción total latinoamericana se situaba en un 54% en 2017. ¿A qué se debe esta brecha? ¿Qué dificultades encuentran las IES para disminuirla?

Juan Pablo Courbis: Ya hemos hablado en algún blog anterior acerca de cómo la Educación Superior se ha visto sacudida con el COVID, pero me gustaría subrayar que los problemas de deserción son anteriores. Y es que la forma en que la mayor parte de las instituciones asesoran a sus estudiantes suele estar desarticulada. Las razones de porqué es tan difícil articularlo bien radica en que existe una gran cantidad de actores involucrados en el proceso, con diferentes necesidades y deseos, problemas para coordinar eficientemente las áreas o unidades encargadas de asesorar estudiantes y complicados sistemas de gestión estudiantil que no conversan entre ellos.

P: Hablas de problemas para coordinar las áreas que gestionan estudiantes… Según tu experiencia, ¿cuáles son los principales obstáculos con los que se encuentran los asesores estudiantiles –también denominados en algunas organizaciones coordinadores de bienestar estudiantil, jefes o coordinadores de escuela, asistente de permanencia, etc– a la hora de desempeñar sus funciones?

J.P.C: El asesor estudiantil tipo de una organización tiene que gestionar los casos de cientos o miles de estudiantes en poco tiempo. Por tanto, le resulta difícil conocer las necesidades personales de cada uno de ellos. Como resultado, no busca a los estudiantes que necesitan ayuda y su trabajo depende, en gran medida, de que sean los propios alumnos los que pidan ayuda de forma proactiva. Como cabe esperar, aquellos estudiantes que buscan ayuda son aquellos que aún están motivados, por lo tanto tienen más probabilidades de tener éxito y graduarse. En general, los estudiantes con altas probabilidades de abandonar sus estudios no se apoyan en los recursos institucionales que tienen a su disposición porque están desanimados y con una baja motivación. De esta manera, el actual sistema reactivo de asesoramiento tiende a pasar por alto a los estudiantes más necesitados.

P: Por tanto, ¿para atender a estos estudiantes más necesitados de los que hablas sería fundamental pasar del actual sistema reactivo de asesoramiento a uno proactivo?

J.P.C: Efectivamente, esto es parte del problema, pero el asesor estudiantil tiene que enfrentarse con otros obstáculos en su día a día que tienen que ver con la manera en que obtiene información sobre el alumno. Voy a explicarlo de forma detallada. Este asesor o coordinador, para prepararse a una reunión con algún estudiante o simplemente para llamarlo por teléfono, debe acceder a unos 5 sistemas de datos diferentes para contextualizarse sobre su asistencia a clases, notas, atraso en sus pagos, número de veces que ingresó a la plataforma de estudios para saber qué tan interesado está en un curso, sus horarios, etc.

Aún habiendo accedido a todos los sistemas, el asesor desconoce el historial de asesorías o intervenciones (como nosotros las llamamos) que se le han hecho a cada uno de los estudiantes, su plan de carrera u otros factores no académicos que pueden ser fundamentales para que el alumno tenga éxito. Este asesor, en lugar de interactuar con los estudiantes de manera integral y con una visión de 360º sobre el alumno, está enfocado en ejecutar una serie de “transacciones”, como completar el registro de cursos, matricularlos nuevamente, revisar notas, etc. Estas transacciones de las que hablo debieran ser automatizadas, lo cual permitiría que los asesores puedan enfocarse en otras tareas que requieran mayor reflexión. Hace falta un sistema personalizado de apoyo al estudiante.

P: En resumen, el sistema de asesoramiento es reactivo, en lugar de proactivo, lo que parece contraproducente por la lógica del comportamiento de un alumno que va a desertar. Además, el asesor debería tener una visión integral de sus alumnos, pero la información que obtiene en su día a día está fragmentada… En tu primera respuesta mencionabas también que la deserción es un problema en el que hay una gran cantidad de actores involucrados en el proceso, con diferentes necesidades y deseos, ¿podrías hablarnos de los obstáculos a los que se enfrentan estos otros actores?

J.P.C: De acuerdo. Voy a hablar de las autoridades institucionales, tales como vicerrectores, prorrectores, gerentes y subgerentes de retención o de éxito estudiantil, directores y subdirectores de escuela, directores de procesos o retención, etc.

Para un vicerrector o vicerrectora, prorrector o prorrectora, la retención es una prioridad al tener como misión el crecimiento, acreditación y rentabilizar la organización. Sin embargo, estas personas tienen una visibilidad limitada de las actividades de los asesores y no saben en tiempo real qué están haciendo o si lo que hacen tiene un impacto positivo en los alumnos, sino que deben esperar todo un año para visualizar los resultados. Si bien la retención es su prioridad, tienen escasa información respecto a la efectividad de la estrategia de retención que se esta implementando. En general, las áreas de retención trabajan con presupuestos que muchas veces son ajustados y se ven obligados a asignar recursos con base en información limitada o en un entorno donde las inversiones de capital se reservan para todo menos para mejorar procesos que impacten más directamente en los problemas particulares que puedan estar enfrentando los estudiantes.

P: Volvemos, por tanto, a un problema de limitación de la información y de gestión de procesos que repercuten en la retención. ¿Qué otros actores juegan un papel destacado en la deserción universitaria y qué obstáculos suelen encontrarse hoy en día?

J.P.C: Los estudiantes, obviamente, son otros actores clave. Digamos que una alumna, llamada Antonia, tiene dudas sobre el plan de su carrera, los programas de estudio, créditos necesarios para graduarse, como acceder a los beneficios económicos privados y estatales, o tiene problemas en la casa y por lo tanto no ha podido ir a clases, etc. Ella a veces ha pedido ayuda, pero se frustra cada vez que cuenta su historia a los representantes de bienestar estudiantil quienes no están conectados entre ellos y nunca se acuerdan de su historia particular. Al recibir consejos e información tardía y contradictoria, corre el riesgo de tomar cursos que no cuentan para su especialización, lo que le cuesta tiempo y dinero.

Más allá de temas académicos, estudiantes como Antonia desconocen los diversos recursos de apoyo que existen en el campus y que pueden ayudarlos a sentirse comprometidos con la comunidad.

P: ¿Qué enfoque suelen adoptar las IES ante estos problemas de información, gestión del asesoramiento de alumnos, etc. que has expuesto en las preguntas anteriores?

J.P.C: El enfoque que adoptan muchas instituciones para planificar y asesorar a los estudiantes genera problemas para los alumnos a medida que avanzan hacia la graduación. Los estudiantes a menudo se ven obligados a dejar la institución porque hay un problema con la ayuda financiera que no se aborda o identifica con anticipación. En lugar de trabajar con el estudiante y la oficina de ayuda financiera para resolver el problema, el sistema muchas veces simplemente elimina al estudiante de sus clases. Los estudiantes abandonan sus estudios porque no ven un camino viable hacia una meta final, como por ejemplo: ¿Qué clases debo tomar? ¿Cuándo me graduaré? ¿Cuáles son mis opciones profesionales después de la graduación?

Ayudar a los estudiantes a mejorar su experiencia, por ejemplo conectando los puntos entre la educación y el empleo es fundamental para su éxito y, a menudo, se pasa por alto en el proceso de asesoramiento estudiantil. Un estudiante debe ser capaz de ver cuál es el beneficio de seguir estudiando frente a las adversidades que también pueda generar, de lo contrario, el riesgo de que abandone es alto.

Para superar estos desafíos, las instituciones deben generar nuevas capacidades que les permita una atención basada en el conocimiento del estudiante. Pero no me refiero a un conocimiento solamente a nivel general, sino que a un conocimiento personalizado que les permita aumentar el nivel de compromiso de cada estudiante y dejen de sentirse un número más. Esto no requiere más tiempo de trabajo de parte de los asesores sino más bien el contar con un sistema eficiente y proactivo, y que entre muchas otras cosas, automatice aquellas acciones o transacciones que no requieran reflexión para así dejar más tiempo para otras actividades que si la requieran y generen un mayor valor. Una opción para lograrlo es asociarse con proveedores de tecnología y servicios que les permitan rediseñar la experiencia de asesoría para que sea más proactiva, personalizada e integral.

P: Es decir, contar con la tecnología adecuada permitiría que las IES tuvieran más información personalizada y datos para rediseñar la experiencia de asesoría…

J.P.C: Sí, pero no estamos hablado sólo de cantidad, también de calidad. En Nimbi hemos analizado múltiples instituciones y hemos visto que hoy tienen más datos que nunca, pero están desorganizados y no conversan entre ellos. Algunas instituciones tienen modelos predictivos, pero en muchos casos no usan data relevante, como la de su LMS (Learning Management System). Más importante que los modelos, es qué se hace con la data. ¿La estas utilizando para mejorar tu estrategia e intervenir de forma oportuna y personalizada? ¿Estás midiendo constantemente tus acciones de gestión estudiantil de manera de poder mejorarla de manera continua?

En paralelo, analizando la deserción estudiantil, nos encontramos con un problema global y nos propusimos resolverla con Nimbi. Hemos creado una plataforma que cambia y mejora las reglas del juego en el segmento de éxito estudiantil. Básicamente ofrecemos lo que ningun otro proveedor esta haciendo: Lograr que los resultados de los algoritmos que identifican estudiantes en riesgo de abandonar sus estudios o que denoten una baja en el compromiso estudiantil sean accionables y que esta accionabilidad sea personalizada, adaptativamedible. El objetivo es que la estrategia de retención entre en un proceso de mejora continua.

Estamos convencidos de poder ayudar en 2021 a las IES y, en general, a cualquier organización que tenga datos de sus estudiantes y que quiera mejorar su estrategia, sobre todo en estos tiempos de pandemia en que todo ha pasado a online y se hace más difícil conectarse de manera valiosa y personalizada con los estudiantes.

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